Sharing Bersama Mbah Suro "Perencanaan Kerja Yang Strategis"

-Assalamualaikum wr.wb-

Bertemu lagi dengan blog saya yang sederhana ini. Sepertinya sudah agak lama nih saya tidak membagikan artikel untuk anda semua. Nah, pada kesempatan kali ini, saya akan membagikan artikel dengan pokok bahasannya adalah Rencana kerja, Perencanaan Strategis serta Cara Menyusun Rencana Kerja.

Let's go!!!

-Pengertian-

Rencana Kerja adalah serangkaian tujuan dan proses yang bisa membantu tim atau seseorang mencapai tujuan tersebut. Dengan membaca rencana kerja, kita bisa memahami skala sebuah proyek dengan lebih baik.

Perencanaan Strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini.

-Latar Belakang-

Yang melatar belakangi perencanaan kerja ini adalah dalam pekerjaan itu sendiri. Bisa anda bayangkan bila sebuah tim atau kelompok kerja akan mengerjakan sebuah proyek yang besar, namun mereka tidak melakukan yang seharusnya mereka lakukan seperti melakukan pertemuan sebelum bekerja, menentukan untuk apa anda melakukan pekerjaan itu dan bagaimana dengan target yang ingin dicapai...

-Maksud dan Tujuan-

   Maksud dan tujuan dari artikel ini sudah sangat jelas, yaitu untuk membantu tim atau perseorangan yang sedang mengerjakan proyek menjadi lebih tersistematis dan berurutan sehingga kesalahan yang sering terjadi bisa diminimalisir.

-Pokok Pembahasan-

   Ketika anda akan mengerjakan sebuah proyek, anda harus mempelajarinya terlebih dahulu agar ketika anda mengerjakan proyek tersebut anda menjadi lebih siap untuk mengerjakannya. Dalam hal ini, ada beberapa langkah yang harus kita pelajari, yaitu:

1. Tentukan Untuk Apa Rencana Kerja Itu Anda Buat.

    Tujuan yang ingin anda tentukan ini harus anda pahami dulu sebelumnya, agar anda dapat mempersiapkan proyek dengan baik. Biasanya, dalam pengerjaan proyek besar, sebagian besar dari rencana kerja berlaku dalam jangka waktu yang panjang.

   Dalam sistem perkantoran, rencana kerja ini membantu atasan anda untuk mengetahui proyek apa yang akan anda kerjakan kedepannya. Dan tentu saja atasan anda membutuhkan informasi untuk tinjauan kerja tahunan atau ketika anda mengerjakan sebuah proyek besar dengan bantuan tim yang anda miliki.

Selain pada sistem perkantoran, dalam sistem akademik juga terdapat rencana kerja yaitu yang biasa dilakukan atau dikerjakan oleh para mahasiswa untuk mengerjakan proyek besar atau juga oleh dosen untuk membuat silabus per semesternya.

   Di Sistem Pribadi juga ada rencana kerja, yaitu ketika anda mendapat gambaran apa yang hendak anda lakukan, bagaimana anda melakukannya dan kapan anda akan menyelesaikannya.

2. Biasakan Cantumkan Pendahuluan dan Latar Belakang Dari Pengerjaan proyek tersebut

   Dalam rencana kerja profesional, anda diharuskan untuk mencantumkan Pendahuluan dan Latar Belakang karena Atasan dan Manager membutuhkan informasi tentang rencana kerja itu sendiri.
   Sebaliknya, dalam sistem akademik "biasanya" tidak memerlukan adanya Pendahuluan dan Latar Belakang.

   Dalam pembuatan Pendahuluan dan Latar belakang, sebaiknya singkat dan menarik. Dan perkenalkan lah rencana kerja tersebut ke Atasan.

3. Tentukan Tujuan dan Target.

    Nah, pada langkah yang satu ini menjelaskan bahwa Tujuan dan Target merupakan dua hal yang sama-sama mengarah kepada pencapaian hasil. Bedanya Tujuan bersifat umum, sedangkan Target lebih spesifik.

Tujuan disini merupakan gambaran keseluruhan proyek anda. Tuliskan apa saja hasil yang ingin anda capai dari rencana kerja tersebut.
Sedangkan Target, sebaiknya lebih spesifik dan nyata. Dengan kata lain, ketika anda meyelesaikan proyek menurut daftar yang telah anda buat, maka coret lah bagian yang telah diselesaikan.
Jika target yang anda buat terlalu beragam, pecahlah menjadi tiga bagian yaitu untuk jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

4. Susun Rencana Kerja Dengan Target Yang SMART

Nah kata SMART disini bukan yang artinya pintar. Tetapi SMART disini merupakan akronim yang biasa digunakan dalam menentukan rencana kerja.

Specific, ini berarti terperinci. Disini kita menguraikan apa yang sebenarnya akan kita lakukan, dan untuk siapa anda melakukan itu.
Measurable, ini berarti terukur. Dalam hal ini kita sebagai yang merancang perencanaan, bahkan tidak selalu benar untuk mengukur targetnya. Ingat! angka dasar perlu ditambahkan untuk menentukan perubahan.
Achievable, ini berarti bisa dicapai. Dalam hal ini anda harus memperhitungkan matang-matang segala perencanaan sehingga anda bisa menyelesaikan dalam waktu yang telah anda tentukan dan sumber daya yang anda miliki
Relevant, ini berkaitan dengan kepentingan. Akankah target itu berdampak pada pada tujuan atau target yang ingin anda capai. Pastikan rencana kerja yang anda buat memiliki keterkaitan yang jelas dan inuitif.
Time Bound, berarti terikat waktu. Bagian ini membahas kapan proyek yang anda kerjakan akan selesai, atau anda tahu kapan anda akan menyelesaikannya. Sebutkan tanggal berapa akan selesai. Dan biasanya jika proyek anda selesai lebih dini dari perkiraan sebelumnya, sebutkan faktor apa saja yang menyebabkan hal itu terjadi.

5. Cantumkan Sumber Daya Yang Anda Miliki.

Dalam hal ini cantumkan semua yang anda butuhkan untuk mencapai tujuan dan target.

Dalam sistem perkantoran, sumber daya meliputi anggaran keuangan, karyawan, konsultan, bangunan/ruangan, buku-buku dll. Dalam sistem kerja formal, lampirkanlah mengenai Anggaran secara mendetail.
Sedangkan dalam sistem akademis, sumber daya meliputi akses ke perpustakaan, buku-buku, bahan penelitian, jurnal, komputer dan akses internet dll.

6. Kenali Batasan Yang Ada

Batasan adalah hambatan yang bisa menjadi penghalang anda dalam upaya pencapaian tujuan dan target. Misalnya ketika anda mengerjakan sebuah laporan pkl ternyata jadwal anda sangat padat sehingga anda akan kewalahan dan akhirnya laporan yang anda buat tidak akan maksimal. Jadi batasan dari contoh disini adalah jadwal anda yang padat.

7. Tentukan Siapa Yang Akan Bertanggung Jawab

Pertanggung jawab adalah elemen penting dalam perencanaan yang baik.
Walaupun anda memiliki tim yang mengerjakan proyek itu bersama-sama, harus tetap ada minimal satu orang yang bertanggung jawab atas proyek itu selesai tepat waktu atau tidak.

8. Tulis Strategi

Pada bagian ini, anda amati rencana kerja yang anda buat, kemudian tentukan bagaimana anda menggunakan sumber daya yang ada sembari mengatasi batasan untuk mencapai tujuan dan target.

Sekian dulu postingan saya kali ini. Mudah-mudahan bermanfaat bagi anda semua.

-Wassalamualaikum wr.wb-